Doctena, Latido & Co: Online-Terminplaner im Ärzte-Check

Warum das Telefon in Ihrer Praxis nicht mehr die Hauptrolle spielen sollte

Es ist ein Szenario, das jeder Praxismanager und jeder Arzt in Wien nur allzu gut kennt: Das Wartezimmer ist voll, das Team arbeitet am Limit, und im Hintergrund läutet ununterbrochen das Telefon. Patienten hängen in der Warteschleife, um einen simplen Kontrolltermin zu vereinbaren, während vor Ort die Schlange an der Rezeption wächst. In einer Zeit, in der wir Pizza, Taxis und Urlaube per App buchen, wirkt die telefonische Terminvereinbarung für viele Patienten zunehmend anachronistisch.

Bei Klaax, Ihrer Webagentur für den Raum Wien und Umgebung, sehen wir immer wieder, dass der digitale Wandel in der Medizinbranche nicht mehr aufzuhalten ist. Patienten erwarten heute eine 24/7-Erreichbarkeit – zumindest digital. Eine Online-Terminvereinbarung ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und ein mächtiges Instrument zur Entlastung Ihres Personals.

Doch der Markt für Arztsoftware und Buchungstools in Österreich ist unübersichtlich. Namen wie Doctena, Latido, Doctolib oder auch einfachere Lösungen wie Calendly schwirren durch den Raum. Welches System passt zu Ihrer Fachrichtung? Welches ist DSGVO-konform? Und vor allem: Wie bekommen Sie dieses Tool so auf Ihre Website, dass es professionell aussieht und nicht wie ein Fremdkörper wirkt? In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und zeigen, wie wir als Agentur die technische Brücke schlagen.

Die Big Player im Vergleich: Wer kann was?

Bevor wir uns der technischen Integration widmen, lassen Sie uns die gängigsten Systeme analysieren, die wir bei unseren Kundenprojekten in Wien (von Floridsdorf bis Liesing) häufig implementieren. Die Wahl der Software hängt stark von Ihrer Fachrichtung (Kassenarzt vs. Wahlarzt) und Ihren internen Prozessen ab.

1. Latido – Der österreichische Platzhirsch für Wahlärzte

Latido hat sich in den letzten Jahren, besonders in Wien, zu einem Liebling der Wahlärzte entwickelt. Es ist mehr als nur ein Kalender; es ist eine webbasierte Ordinationssoftware.

• Vorteile: Da Latido webbasiert ist, benötigen Sie keinen Server in der Praxis. Die Online-Terminbuchung ist tief in die Patientenkartei integriert. Patienten können Termine buchen, die direkt in Ihren Kalender synchronisiert werden, ohne dass Dopplungen entstehen. Zudem bietet Latido Features wie telemedizinische Funktionen und digitale Honorarnoten-Einreichung.
• Für wen geeignet: Ideal für Wahlärzte und Therapeuten, die eine All-in-One-Lösung suchen und Wert auf österreichischen Support legen.
• Klaax-Einschätzung: Latido lässt sich via Iframe oder Button gut in Websites integrieren. Wir achten hierbei darauf, dass das Design des Buchungsfensters farblich an Ihr Corporate Design angepasst wird, sofern die API das zulässt.

2. Doctena – Das Marketing-Netzwerk

Doctena ist nicht nur ein Tool, sondern eine Plattform. Viele Patienten nutzen die Doctena-App oder Website, um aktiv nach Ärzten zu suchen.

• Vorteile: Die Sichtbarkeit. Wenn Sie eine neue Praxis in Wien eröffnen und schnell neue Patienten benötigen, kann die Listung auf dem Doctena-Portal als Marketing-Booster wirken. Es bietet Schnittstellen zu fast allen gängigen Praxisverwaltungssystemen (PVS).
• Nachteile: Es fallen monatliche Gebühren an, und Sie machen sich ein Stück weit abhängig von der Plattform. Zudem ist die Individualisierung des Buchungs-Widgets oft eingeschränkt.
• Klaax-Einschätzung: Für Ärzte, die aggressives Wachstum anstreben, ist Doctena stark. Wir empfehlen jedoch, den Traffic primär auf Ihre eigene Website zu lenken und dort das Doctena-Widget einzubinden, damit die Patientenbindung bei Ihrer Marke liegt und nicht beim Portal.

3. Calendly & Co. – Die schlanken Alternativen

Nicht immer muss es die große Medizin-Suite sein. Für Psychotherapeuten, Coaches oder spezialisierte Berater in der Gesundheitsbranche reichen oft Tools wie Calendly.

• Vorteile: Extrem kostengünstig, sehr modern im Design, fantastische User Experience (UX) auf Mobilgeräten.
• Nachteile: Keine tiefe Integration in medizinische PVS (keine E-Card Daten etc.). Datenschutzrechtlich muss genau geprüft werden (Serverstandort USA vs. EU – hier ist Vorsicht und eine korrekte Datenschutzerklärung geboten).
• Klaax-Einschätzung: Wir nutzen solche Tools gerne für Erstgespräche oder reine Beratungspraxen. Die Integration in unsere High-Performance Websites ist nahtlos möglich und sieht oft eleganter aus als die schweren Medizin-Tools.

Die Rolle Ihrer Website: Warum das Tool allein nicht reicht

Ein häufiger Irrtum, den wir bei Erstgesprächen hören: „Ich habe jetzt Latido, das reicht doch, oder?“ Die Antwort ist: Nein. Das beste Buchungstool nützt Ihnen nichts, wenn Ihre Website langsam ist, auf dem Smartphone nicht bedienbar ist oder bei Google nicht gefunden wird.

Die Online-Terminvereinbarung ist der letzte Schritt einer Reise (Customer Journey), die der Patient durchläuft. Hier kommen wir ins Spiel.

1. Die nahtlose Integration (UX/UI Design)

Viele Agenturen klatschen lieblos einen Link oder einen hässlichen Iframe auf die „Kontakt“-Seite. Das Ergebnis? Der Patient ist verwirrt oder bricht ab. Wir bei Klaax designen Ihre Website so, dass der „Termin buchen“-Button (Call-to-Action) immer präsent, aber nie aufdringlich ist. Egal ob Desktop oder Mobile – der Weg zum Termin muss mit einem Klick erreichbar sein.

2. Local SEO: Gefunden werden in Wien

Wenn jemand „Hautarzt 1210 Wien“ oder „Kardiologe Floridsdorf“ googelt, müssen Sie erscheinen. Das Buchungstool selbst hilft Ihnen dabei nur bedingt. Unsere SEO-Pakete sorgen dafür, dass Ihre Praxis-Website technisch und inhaltlich so optimiert ist, dass Google sie liebt. Wir nutzen strukturierte Daten (Schema Markup), um Google direkt zu signalisieren: „Hier kann man einen Termin buchen“. Das kann dazu führen, dass der „Termin“-Button direkt in den Google-Suchergebnissen angezeigt wird.

3. Performance und Ladezeit

Externe Buchungstools bremsen oft die Ladezeit der Website, da Skripte von Drittanbietern geladen werden müssen. Als Spezialisten für Performance optimieren wir den Code so, dass Ihre Seite trotz externer Einbindungen blitzschnell lädt. Das ist entscheidend, da 53% der mobilen Besucher eine Seite verlassen, wenn sie länger als 3 Sekunden lädt.

Datenschutz und Vertrauen

Gerade in Österreich ist das Thema Datensicherheit heilig. Wenn ein Patient auf „Buchen“ klickt, gibt er sensible Gesundheitsdaten preis. Ihre Website muss Vertrauen ausstrahlen.

Wir implementieren für unsere Kunden rechtssichere Cookie-Banner (Consent Management), die sicherstellen, dass das Buchungstool erst geladen wird, wenn der Nutzer zugestimmt hat – oder wir finden Lösungen, die datenschutzfreundlich sind. Ein professionelles Webdesign, SSL-Verschlüsselung und ein sauberes Impressum sind die Basis für dieses Vertrauen.

Fazit: Technik und Empathie verbinden

Die Einführung einer Online-Terminvereinbarung ist ein großer Schritt hin zu einer modernen, patientenfreundlichen Praxis. Ob Sie sich für Latido, Doctena oder eine andere Lösung entscheiden, hängt von Ihrem spezifischen Anforderungen ab. Doch vergessen Sie nie: Das Tool ist nur der Motor. Die Karosserie – Ihre Website – muss ebenso hochwertig sein, damit das Gesamtpaket stimmt.

Als Webagentur aus Wien (1210) verstehen wir die lokalen Bedürfnisse von Ärzten und Patienten genau. Wir bauen keine Standard-Websites, sondern digitale Praxiseingänge, die funktionieren.